議事録

活動報告

『代表委員会だより　令和6年度第1号ー活動報告』をご覧ください。第1回なので自己紹介をしました(割愛)。

広報委員会から：各委員会のネタの提供よろしくお願いします。

連絡事項（詳細）

1. 会議運営について

   1. 代表委員会名簿共有

      （SchITメールでご案内の通りです) 

   2. 代表委員の構成変更

      　今年度よりPTA運営に関わる権限が会員に限定されました。これに伴い、代表委員会の運営について本部委員会で協議を行い、会長の権限で招集していたPTA外部の委員（少年補導員、青少年相談員、地域学校協働活動推進員、吹奏楽部後援会代表）について、以下に記載の通りの方針としました。
      　これまで代表委員としてご参加いただいていた上記委員の皆さまには、今年度方針ならびに児童のために活動してくださっている外部委員の皆さまとの協力関係は今後も変わりがないことを本部より連絡し、ご了承いただきました事をご報告いたします。
      
      

      ① PTA外部の委員を代表委員として招集しない。 　外部の委員と共同で行っている事業について協議する場合など、出席いただく必要が生じた場合は、別途、お声がけする。 　PTAと協力関係にある外部委員より傍聴の希望があった場合は、歓迎する。 ② PTAへ連絡や報告が必要な場合は連絡用オープンチャットを活用する。 ③ PTA会議室・印刷機・備品等の使用は、都度、PTA本部まで相談。

2. PTA活動にあたっての共有事項

   1. 会則・細則・個人情報取扱い方針

      宮田小PTAは、会員が中心となって、宮田小に在籍するすべての児童とその保護者、教職員を対象に活動します。　

   2. 個人情報取扱いに関するオンライン研修

      　PTAは個人情報取扱事業者にあたります。以下の動画とサイトを各委員会で共有し、全員閲覧の上で活動をお願いします。
      ① 政府広報オンライン｜名簿を作るときに知ってほしい個人情報保護のチェックポイント（マンション管理組合・PTA・自治会編）
      ② 政府広報オンライン｜「個人情報保護法」をわかりやすく解説　個人情報の取扱いルールとは？
      

   3. PTA活動マニュアル

      　後日、代表委員会オープンチャットへ共有いたします。必要に応じ委員の皆さまへ共有ください。
   4. その他
      　活動にあたっての不明点や困りごとは、本部委員会までご連絡ください。
      
      

3. 宮田小PTA役員連絡用オープンチャット開設について

   　オープンチャットを２つ開設いたしました。
   　代表・会計の方はご参加をお願いします。（必須）
   
   1. 宮田小PTA-関係団体連絡用
   2. 宮田小PTA-代表委員会
      ※現行のLINEグループは6月末をもって廃止。以下のオープンチャットへ移行いたします。
      
      

4. 委員会・サークル等の活動費について

   ・今年度の活動費受け渡し方法

   立替精算	本部委員会 学年運営委員会 広報委員会 ベルマーク委員会 校外活動委員会
   前払い	宮田祭実行委員会 PTAバレーボールサークル

   
   ・立替精算について
   　精算は、原則、代表委員会開催日（書面開催日は除く）に行います。
   　代表委員会開催１週間前までに代表委員会オープンチャットで精算の有無を確認させていただきます。
   　以下の場合は、本部会計まで事前にご相談ください。適宜対応いたします。
   　　-代表委員会開催日に精算が難しい場合
   　　-立替が難しい場合

   ・［立替～精算の流れ］
   ①購入：立替払いをお願いします。領収証をもらい、宛名は「宮田小PTA」としてください。
   ②申請：購入後速やかに、代表委員会オープンチャット→ノート→『委員会の精算について』コメント欄に必要事項を投稿。
   　⚫︎委員会名（茶話会費については学年／クラスも記入）
   　⚫︎購入日
   　⚫︎金額
   　⚫︎店名
   　⚫︎領収証の写真（領収証は精算時まで大事に保管）
   ③精算：代表委員会終了後に行います。下記をお持ちください。
   　⚫︎領収証原本
   　⚫︎印鑑

   ・年度末にご提出・ご確認いただくもの
   〇宮田祭実行委員会は活動終了後サークルは年度末に、以下の提出をお願いします。保管・ご準備等よろしくお願いします。
   　⚫︎会計報告書
   　⚫︎領収書（サークルはコピーもしくは金額のわかるもの（振込受領書など）でも可）
   〇立替精算の委員会
   委員会毎の支出明細書を本部会計が作成し、年度末の代表委員会で代表の方に確認していただきます。印鑑をお持ちください。

   ・その他
   　ご不明な点がございましたら、本部会計にお問い合わせください。
   
   

5. 『PTA会費回収委任に関する覚書』継続のご報告

   　PTA会費を学校徴収金と一緒に口座振り替えしていただくために学校と取り交わしております「PTA会費回収委任に関する覚書」について、記載内容の確認を行い、昨年と同一の内容で継続する事といたしましたので、ご報告いたします。
   
6. 『PTAあんしん活動パッケージ』加入のご報告
   ・より委員の皆さまが安心して活動できるよう、「PTAあんしん活動パッケージ（個人情報漏えい補償制度＋役員プロテクト）」への加入を本部委員会にて検討を行い、今年度加入いたしました。
   
   ・万が一、個人情報が漏えいした場合の損害賠償・各種対応費用の補償、漏えい時の対応へのアドバイスが受けられます。
   
   ・役員プロテクトでは、トラブル発生時の対応を専門家に無料で電話相談ができ、当事者間で解決困難な場合のクレーム行為に対する弁護士費用が補償されます。
   
   ・詳細はホームページ『PTAあんしん活動パッケージのご案内』でご確認ください。
   

7. 『宮田小学校大探検』会計報告（宮田小おやじの会より）

   <収入の部>
   

   項目	金額(円)	摘要
   PTA拠出金	9,000
   参加費(265人)	66,250
   合計	75,250

   <支出の部>
   

   項目	金額(円)	摘要
   児童プレゼント	41,943	駄菓子、花火、ケミカルリング、ポリ袋
   運営費	24,690	軽食、乾電池、テープ、黒ポリ袋、テープ、外部団体お礼
   合計	66,633

   収入実績合計	75,250円
   支出実績合計	66,633円
   次年度繰越金	8,617円

   
   令和5年度宮田小学校学校大探検会計を上記の通り報告します。
   2024年5月13日 宮田小おやじの会
   

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   議題1　令和6年度定期総会報告および加入状況

   （１）定期総会のご報告

   　お手紙（4月26日付配付）でご報告の通り、議案は全て可決されました。

   　寄せられた意見は6件。全てのご意見を共有します。

   <ご意見（原文ママ）>
   ・いつも子供たちのために活動してくださりありがとうございます。

   ・委員会を立候補だけで決めてしまうと、年度によってその委員会が成立したり、しなかったり、継続して引継ぎを行えず、今まで培ってきたノウハウや情報を伝えづらいと思いました。

   ・本年度もよろしくお願い致します。いつもありがとうございます。

   ・PTAはなくなるとこまりますがともにない活動や末端会員を大切しないまねはしないで下さい！

   ・予算の次年度繰越金について＜予算委員会発表文＞を拝見して納得できました。収入、支出の部についてもとてもわかりやすかったです。

   ・お任せ致します。宜しくお願い致します。

   （２）今年度加入状況

   ・現時点(5/28)で教職員会員27名、保護者会員330名
   ・会費収入は1,713,600円の見込み
   ・加入率 91％
   
   

   議題2　令和5年度資源回収奨励金活用案

   　昨年度、特別会計に計上された令和5年度資源回収奨励金（780kg： 2,340円）につき、代表委員会での取り決めに従い、今年度の児童図書購入費として特別会計より以下の金額を支出いたします。
   →賛成多数で承認されました(14人中、賛成14人：反対0人)。
   
   

   特別会計より支出（児童図書購入費として）

   2,340円

   議題3　BCC親子ふれあい教室補助金活用案

   　大洲中ブロックコミュニティクラブ（BCC）より宮田小PTAへ支出されている補助金の使途変更について、大洲小学校PTAや大洲中BCCへの提案を予定しています。
   →賛成多数で承認されました(14人中、賛成14人：反対0人)。
   
   

   BCC親子ふれあい教室補助金

   9,000円

   使途	R5年度 大洲小・宮田小合同ドッヂボール大会の参加賞（お菓子）代	R6年度 宮田小PTA主催イベント（宮田小学校大探検）開催経費へ変更
   理由	宮田小PTAへ支出されている補助金を宮田小の親子がふれあう機会に活用したい。

   <ご意見>
   (学年委員4年)
   子どもがドッジボール大会と参加賞のお菓子を楽しみにしているのですが、宮田小分はお菓子はなくなるのでしょうか？
   (会長)
   ドッジボール大会自体は開催予定であると聞いています。詳細についてはまだ決まっておらず大洲小PTAと協議する予定です。

代表委員会の今後の予定

第2回 7月12日（金）※気温や内容によっては書面開催の可能性あり、空いていれば多目的室/図工室(冷房あり)
第3回 9月27日（金）
第4回 11月29日（金）
第5回 2月7日（金）午後予定　※終了後、引き続き予算委員会開催

開催時間 ： 10時～11時終了予定(第5回を除く)　　　会場 ： PTA会議室
※変更となる場合は、オープンチャットにてお知らせします。

　最後までお読みいただき、まことにありがとうございます。議題へのご意見・ご感想等はPTAお問い合わせWEBフォーム、または文書で教頭先生・PTA本部までお寄せ下さい。

　PTA活動については『みやたいむ』もぜひご覧ください。