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代表委員会だより　令和4年第2号

投稿日時 : 2022/07/22  編集長 

第2回代表委員会を開催いたしました。以下のとおりご報告いたします。
【開催日時・場所】 令和4年7月4日（月）10時～11時40分 別館2階 図工室
【出席者】 本部委員9名、学級運営委員11名、専門委員会代表者5名（ベルマーク委員会・家庭教育委員会・校外活動委員会・宮田祭実行委員会・広報委員会）、卒業対策委員1名、青少年相談員1名、少年補導員1名、学校支援コーディネーター2名、PTA野球部部長代理、PTAバレーボールサークル部長、PTAICTサポーターサークル代表、教頭先生 　合計30名（兼任含む）

冒頭あいさつ

会長

  • 市川ふるさと祭り実行委員会の近況

教頭先生

  • 感染症対策を行いながら本来の学習活動へ、熱中症対策について

連絡事項

  1. 代表委員会開催案内配付の廃止について

    　今年度より、第1回を除いて開催案内のお手紙配付を廃止し、代表委員会LINEグループでのご案内のみといたします。今後もお手紙での配付を希望される方はPTA本部までご連絡ください。

  2. PTAブログ開設 および 『代表委員会だより』のペーパーレス化について

    　学校のご厚意でPTAのブログを学校ホームページ上に開設いただきました。『代表委員会だより』に掲載しております、活動報告、会議の開催報告PTAからのお知らせなどを掲載する予定です。
    　投稿内容はすべて学校のチェックを経てから当ホームページ上に公開されます。
    　ホームページに掲載することが望ましくないお知らせ(氏名・所属学年などの個人情報など)については、紙面またはマチコミでの配信にとどめるなど配慮しながら活用してまいります。今後もお手紙での配付を希望される方は『代表委員会だより　臨時号（令和4年7月19日発行）』にてご返信ください。

議題１：第2回保護者会（6月）の振り返り

　6月20日(月)に開催した保護者会の様子・ご感想・ご意見を学級運営委員の皆様からいただきました。6年生は修学旅行説明会でした。

●よかった点●

  • 前年度経験者が台本を作ってシェアしたので、進行はスムーズでした（2年）。
  • 先生と事前に調整したので円滑な進行でした（3年）。
  • 学習参観時に名簿の机に午後の保護者会のトピックを提示しました（3年）。
  • 6年と3年に参加させていただきましたが素晴らしかったです（3年）。
  • 担任の先生が（座談会用に）ご用意くださった『スマホ18の約束』が新鮮でした（5年）。
    （「スマホ18の約束」でネット検索すると出てくるそうです）

●改善点●

  • (代表委員会の議題である)任意加入などを保護者会トピックにしてもよかったと思います（4年）。
  • 延長しないような時間配分、出席できなかった方への配慮も必要ではないでしょうか（3年）。
  • 各学級の運営委員にすべて任せるのではなく、(保護者会の)時間配分や進行は全クラス統一できるとよい。そのためにも、保護者会用台本の作成を検討していきたい（3年）。

議題２：委員選出方法の見直しについて

　第1回代表委員会でいただいたご意見を基に本部書記から概要を提案し、これに対して質疑応答いたしました。

概要

① クラス委員決め
  • 原則、書面による募集のみ実施。
  • 立候補(◎)や引き受けても良い(〇)方が複数の場合は、抽選で決定する。
    　理由：保護者会への出席・欠席に関わらず同等に意思を尊重できる。
  • 集計作業は前年度学級運営委員が実施（新 1 年については本部委員が担当）する。
    　理由：学級運営委員である担任の先生方の年度初めの負担軽減のため。
② 本部委員決め
  • 本部が書面にて次年度本部委員募集をクラス委員決め同様に実施する。
  • 1 月の保護者会では、募集結果の報告は行うが、従来のような本部委員決めはしない。
③ 委員が不足した場合
  • 随時立候補を受付。
  • 業務の見直しやＰＴＡボランティアを募集して協力を仰ぐなど柔軟に対応を検討する。
④ 選出方法の変更についての周知
  • ＰＴＡブログへの掲載、保護者会、委員募集文書への記載など。

ご意見

  • 抽選方法は決まってますか？
    →具体的には決まっていません。ご意見をいただけると嬉しいです。本部内でも検討を進め第3回代表委員会では抽選方法やタイミングについても具体的に提案できればと考えています。
  • 立候補がなかった場合はどうなりますか？
    →随時受け付けます。任意の立候補なければ欠員のままになります。
  • ＰＴＡボランティアとは？
    →宮田祭・校外お手伝いのように、日時限定のボランティアをＰＴＡ全体でもイメージしています。
    　別の小学校は校外委員の業務内容をボランティアで実施している例があります。
    　校外は何人かいればボランティアでもできそうです。学級・学年の人数の縛りを緩くしてもよいのではないでしょうか。
    　当校ＰＴＡは募集人員が多いように感じました。不足してできない場合は躊躇せずやめてもよい、”やらねばならない”はなくしていった方がよいと思います。

　今後、進行スケジュールや抽選方法など詳細については、第3回代表委員会に提出する最終案に向けて検討して参ります。

議題３：任意加入制度導入について

　学校や大洲中ブロックＰＴＡと連携しながら、来年度に向けて任意加入制度の導入準備しております。導入理由の説明や入会同意書草案に対して意見交換を行いました。

  1. 任意加入に関する同意書導入について

    　宮田小学校ＰＴＡでは来年度からＰＴＡ入会に関して入会同意書を作成し、任意加入制を導入する予定です。
    導入の理由　

    ・個人情報保護法が改正されたことにより、ＰＴＡも個人情報保護法の対象となり、ＰＴＡが独自に会員を募り会員名簿を作成するかたちが望ましいこと。

    ・令和３年度からＰＴＡ会費が口座振替となったことにより、正式にご入会の同意をいただいた上で会費を集金することが望ましいこと。

    ・令和４年度までは書面を交わすことなく本ＰＴＡにご入会いただいていたが、本来は加入は任意であり、これからのＰＴＡの健全な運営とＰＴＡの大切さの理解を得るためにも同意をいただくことが望ましいこと。


    市川市の現状

    　現在、多くのＰＴＡが入会届の導入に取り組んでおり、入会にあたり同意を得るＰＴＡも増えてきました。市や県、または国のＰＴＡ連合会でもこの課題に積極的に取り組んでいます。令和３年度には市川市ＰＴＡ連絡協議会の関連会議にて、市川市教育委員会学校地域連携推進課から、以下のような要望がありました。

    ・ＰＴＡ入会は任意であることの再確認
    ・ＰＴＡ活動は任意であることの再確認
    ・ＰＴＡ会費や個人情報の取り扱いについての再確認

    その他
    ・会員の子どもと非会員の子どもとで区別や差別はしません。
    ・基本的には、卒業や転出をもって退会とします。
    ・ＰＴＡからのお手紙や広報誌は会員・非会員に関わらず全保護者に配付いたします。
    ・ご入会いただいたからといって、必ずしも委員会活動や本部役員をお引き受けいただくということではありません。

  2. 現段階でのスケジュール

    第2回代表委員会（今回） 入退会届草案の提示、意見交換
    第3回代表委員会 ＰＴＡ入会同意書・おたよりの完成
    質問・回答内容の提示、意見交換
    12月 在校生ご家庭向け説明会の開催
    １月 在校生ご家庭への入会意思確認を実施
    ２月 入学説明会にてＰＴＡ入会案内および入会同意書・おたよりを配付

説明資料に掲載する質問の例

Ｑ１ 必ず入会しないといけないのですか？
Ｑ２ 入会したら必ず本部役員や委員会を引き受けなければならないのですか？
Ｑ３ 入会しなかったらどうなりますか？
Ｑ４ 入会していない人にはＰＴＡからの手紙や広報誌は配付するのですか？
Ｑ５ 入会したらいつまで会員になりますか？
Ｑ６ 入会しない場合は理由を説明しなければいけませんか？
Ｑ７ 入会したいけど会費を払う余裕がない場合は？
Ｑ８ 入会したらどんなメリットがありますか？

 

ご意見

  • 同意書に関するご指摘
    おたよりだけでなく同意書内にも『入退会自由』追記
    『同意しません』という表現が強いので、違う表現の方がよい
    同意書内にＰＴＡ会費（年間）を追記した方がよい
    →文言の検討します。会費をおたより内に記載します。
  • 同意書の保管場所と期限について

    →鍵付き金庫保管とします。最長6年間保存、下のお子さんのご入学で延長します。

  • 会費の総額が減ったら、従来通りのＰＴＡ活動ができるのでしょうか？

    →（別の小学校の例では）入会同意しない理由はほとんどが委員を引き受けたくないという理由でした。PTAの主旨をおひとり、おひとりに説明することでご納得の上、入会にご理解いただけると考えています。

  • 個々のPTA加入に対する想い具合を聞き出し、強制加入にならない改善点を探るることは大切。理由がある保護者をつき離すことはすべきではない。『ともにある』という意識が大事。

　いただいたご意見をもとに、第3回代表委員会に提出する同意書最終案や説明資料作成に向けて整えて参ります。

 

議題４：サークルに関する内規について

 　ＰＴＡサークルに関する課題説明と、課題解決のためのサークル内規草案を提案いたしました。これに対して皆様よりご質問やご意見をいただきました。

課題

解決案
新規立ち上げ時の明確な基準がない。

サークルの活動目的の制定。発起人は3名以上とする。

[公式サークル] 
構成員の過半数が会員であること。必要であれば活動費の支給を代表委員会へ申請可。
現役会員不在サークルの運営。

[公認サークル制度]
会員の構成員が過半数以下であること。

宮田小ＰＴＡの後援を得て活動すること。

宮田小ＰＴＡサークルとして大会などに出場したい場合、公認を依頼して参加できる。（コーラスサークル・野球部を想定）
対象とする参加者の範囲についてルールがない。 各サークルに委任。
ＰＴＡサークルは保護者相互の交流はもちろん、子どもたちが育つ地域の方々、 OB・OGとの交流や親睦などにより、児童の健やかな成長を見守る地域環境を作るのにも一定の役割を果たしています。
サークル活動費の会計ルールがなく、報告がなされていない。 会計報告を義務とし、解散時には返金および備品の返還を内規で定める。

宮田小学校ＰＴＡサークル活動内規（草案）

  1. 市川市立宮田小学校ＰＴＡ会員（以下、会員という）の教養の向上と相互の親睦が図られ、学校教育活動における児童文化の向上に貢献することを目的とする。
  2. ＰＴＡサークルの管理・運営は法令・ＰＴＡ会則に反しない限り各サークルの自主に委ねる。但し、営利・宗教・政治目的による活動は禁止とする。
  3. サークルの構成員は 3 名以上のメンバーで活動することとし、各サークルとも代表者を決めること。
  4. 新規発足は代表委員会へ申請し、承認を得ることとし、サークルメンバーは自身で募集を行う。
  5. 構成員の半数以上が会員のサークルを公式サークルとし、公式サークルについては活動費が必要な場合に限り代表委員会の承認のうえ交付される。
  6. 会員の少ないサークルは宮田小学校ＰＴＡの公認、後援を代表委員会に申請することができる。
  7. 解散時は本部委員会に届出ることとし、活動費により購入した備品等の返却及び活動費残高を返金しなければならない。
  8. サークルの代表者は本部委員会の求めに応じ活動状況及び活動費使用明細を報告する。

 

附則 本内規は令和 5 年 4 月 1 日より施行する。

ご意見

  • 積み立てて備品を購入しています。活動費余りの返金は年度ごとですか？
    →返金は解散時のみを想定しています。
  • 三人以上で簡単につくることができると決めた背景、活動内容や目的をもっとわかりやすく示すとよいと思います。
    →細かい内容を内規に盛り込むと立ち上げのハードルが上がってしまうと考えました。立ち上げ時には代表委員会の承認が必要です。その際に詳しく審議いただければ十分だと考えます。

　いただいたご意見をもとに、第3回代表委員会に提出するサークル内規最終案を提案予定です。

本部委員会・専門委員会・ＰＴＡサークル活動報告

本部委員会
（書記）

 5/18 ・オンラインセミナー参加（情報収集活動）
5/18・保護者会開催通知レター作成、教頭先生へチェック依頼
5/19・市川市PTA連絡協議会 定期総会（会長）
5/21・第一回代表委員会準備　・活動報告作成　・印刷
5/24・本部委員会（顧問）　・第一回代表委員会　・代表委員会振り返り
5/25、6/2・代表委員会だより作成
6/3・オンラインセミナー参加（PTA業務改革）
6/6・代表委員会だより教頭先生へチェック依頼
6/7・第一回代表委員会だより印刷、配付　・打ち合わせ　・任意加入草案作成　・教頭先生へHPブログ依頼
6/10・任意加入文書作成　・LINE加入確認　・IT化要望整理　・SchITコモンズへ問い合わせ
6/15・代表委員会議題の決定　・出欠フォームの作成　・教頭先生へ任意加入の確認　・ふるさと祭り実行委員会（会長）
6/14・大洲BCC参加（会長）
6/16・宮田小学校 学校運営協議会（会長、顧問）
6/17・P連PTAオリエンテーション参加
6/20・PTA保護者会　・文書作成作業
6/21・代表委員会LINEへ第二回代表委員会開催連絡
6/22・本部ミーティング（ LINEビデオにて）
6/24・ビデオミーティング議事録作成、共有
6/25・教頭先生へ本部委員会＆代表委員会開催連絡、会議資料の共有
6/27・任意加入同意書(草案)教頭先生へ提出
7/1・第二回代表委員会準備作業
本部委員会
（会計）		 5/9 宮田祭実行委員会出席
5/24 代表委員会出席、会計作業
6/3　「PTA会費口座振替のおしらせ」マチコミ配信
6/6 PTA会費口座振替日、会計作業、PTA団体保険手続き
6/17　PTAオリエンテーション出席
6/20　PTA連絡協議会負担金納入連絡、手続き
学級運営委員 代表委員会の議題についての話し合い
6月保護者会前の先生と打ち合わせ及び保護者会進行
4年茶話会についての話し合い
広報委員会 ・6/2よりWEB版「みやたいむ」開始。以後毎週月曜日に更新中。
・取材先担当者とLINEにて連絡を取り合い、撮影など必要な際は委員が取材先に足を運んでいます。撮影にご協力いただき感謝いたします。
・写真掲載の際は必ず顔出しOKかどうかの確認をしています。広報へ写真を提供していただく場合、顔が写っている方へ掲載OKかの確認が済んだものをお願いします。
・記事内容の最終確認を関係部署の代表者の方へ行っています。今後ともご協力よろしくお願いします。
・夏季休業中は「みやたいむ」の更新は行いませんが、その期間の行事の取材は継続し夏休み明けに投稿いたします。
校外活動委員会

6月11日にフラワーアレンジメント教室が開催され、17名の参加しました。お手伝いいただきました保護者の方、ご協力ありがとうございました。
7月11日フラワーアレンジメント教室、7月31日にふるさと祭りが開催予定で、準備進めています。
家庭教育学級委員会 9月、11月、１月に講座を開催することに決定。日にちとテーマは検討中です。
ベルマーク委員会 6/3 回収箱設置
6/13 回収箱引き取り・集計作業、(三角)テトラ紙・アルミ約12.8キロの回収、カートリッジ69個
宮田祭実行委員会 会計チーム
経費精算方法とアスクル注文についてのマニュアル作成・配布。精算の準備。
企画チーム
3学年ごとの2部制で開催の予定。教室企画とブース8企画を検討中。
総務チーム
関係各所への挨拶状作業及び発送完了。
7/16土曜日第2回実行委員会開催の準備。
広報チーム
活動計画書作成及び共有
卒業対策委員会 6/1昨年度卒対委員と引継ぎ
6年生担任との打合せの日程調整(打合せ7/13実施予定）
学校支援コーディネーター 5/31CN研修講座「先輩CNに学ぶ」zoom参加
6/1推進員研修会「地域学校協働活動の進め方」zoom参加
6/14ブロック別協働活動研修会 対面参加
6/17 CN研修講座「実践発表」zoom参加
少年補導員 6/22に補導員研修を終了
次回7/13会議予定
7月末にパトロール予定
青少年相談員 5/24 地区会議出席
6/14 BCC会議出席
6/22 地区会議出席
6/25 葛南地区基本研修会出席
吹奏楽部 6月に新入部員も加わり、練習もコロナ前と同じ週3日ペースで実施できています。
7月にはふるさと祭りでの演奏が予定されており、今年度初めての発表の場に向けて、皆練習に励んでいます。
PTA野球部 PTA春季大会中
現在0勝3敗、次回は6/26(日)試合予定。
バレーボールサークル ◎毎週火曜日 講堂
　5/31,6/7,14,21,28　(先生方もお時間がある時に参加),7/5(反省会)
◎毎週土曜日　クラブチーム(2チーム)
　6/4,11,18(教員1名 参加),25,7/2
◎大洲小P＆大洲中P 練習試合
　6/19(日),26(日)(教員2名参加)
◎市川市PTAバレーボール大会
　7/3(日) 予選　八幡小Pと対戦　(監督・選手として教員2名参加)
　　21-18×　21-8×
PTA ICTサポーターサークル

グループウェア関連オンラインセミナーへ参加・情報収集。
「みやタイム」サークル紹介コーナーへの寄稿。

代表委員会 今後の開催予定

第3回代表委員会

11 月 14 日（月）開催時間 ： 10 時～11 時 会場 ： ＰＴＡ会議室

【内容予定】
・宮田祭会計報告
・連絡事項：予算委員会へ向けての資料提出のお願い
・議題：
　◇ 9 月保護者会の振り返り
　◇ 本部委員・クラス委員選出方法の見直し
　◇ 任意加入制度の徹底について
　◇ サークルに関する内規について
第4回代表委員会 12 月 15 日（木）開催時間 ： 10 時～11 時 会場 ： ＰＴＡ会議室
第5回代表委員会 2 月 3 日（金）開催時間 ： 10 時～11 時 会場 ： ＰＴＡ会議室
※終了後、引き続き予算委員会開催

　最後までお読みいただき、まことにありがとうございます。代表委員会だよりについてのご意見・ご感想は、教頭先生またはPTA本部までお寄せ下さい。